檔案盒打印機(jī)是針對(duì)檔案行業(yè)特別研發(fā)生產(chǎn)的打印設(shè)備。主要運(yùn)用于政府部門(mén)、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、工程、法院、檢察院等各單位檔案管理機(jī)構(gòu)和為機(jī)構(gòu)提供檔案整理數(shù)字化服務(wù)的檔案服務(wù)公司。

檔案盒打印機(jī)的出現(xiàn)使機(jī)器代替人工填寫(xiě)，減去繁雜的工作。使用墨水打印檔案盒，使得檔案盒的整理擺放更加規(guī)范。

檔案盒打印機(jī)操作簡(jiǎn)單，所使用的墨水特性使得正常使用下，其對(duì)噴頭的損害也是比較，大大地減少了后期的維護(hù)成本。一系列的針對(duì)性的研發(fā)，使得檔案盒打印機(jī)迅速的搶占市場(chǎng)，同時(shí)也給人們帶來(lái)最大的便利。

檔案盒的脊背和封面書(shū)寫(xiě)是檔案整理工作中一項(xiàng)較為繁瑣的工作，檔案整理裝盒是檔案整理服務(wù)的最終環(huán)節(jié)，在盒子和案卷上根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，填寫(xiě)全宗號(hào)、案卷號(hào)、目錄號(hào)，部分檔案還需要填寫(xiě)案卷題名便于實(shí)體檔案查找。目前的檔案整理中普遍使用的均為“手寫(xiě)+張貼”檔案盒脊背和封面的方法。隨著工作的發(fā)展和要求的提升，傳統(tǒng)整理方式的弊端日益突出。尤其是工程、人社、醫(yī)療等檔案數(shù)量龐大，移交至綜合檔案館時(shí)需要批量更換檔案盒。

手寫(xiě)速度慢，錯(cuò)誤率較高，字體大小、封面格式不統(tǒng)一，排架美觀(guān)度受影響。

粘貼需要先進(jìn)行打印，再使用漿糊粘貼，工序繁雜，而漿糊風(fēng)干后容易脫落，不利于檔案長(zhǎng)期保存。

調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的檔案工作者，每天手寫(xiě)檔案盒級(jí)別和卷盒數(shù)量在200個(gè)左右。粘貼檔案盒脊背和封面的方法，與傳統(tǒng)手寫(xiě)相比美觀(guān)度、雖然效率有一定提升，但因粘貼工序的繁雜性以及易脫落的弊端，不利于檔案的管理和利用。

為了規(guī)范和提高檔案整理工作中檔案盒脊背、卷盒書(shū)寫(xiě)，檔案盒打印機(jī)產(chǎn)生了。檔案盒打印機(jī)可以在多種規(guī)格的檔案盒上打印。排版簡(jiǎn)單可隨意更換文字、版式內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)了單個(gè)、批量打印需求，可以配備黑、紅、藍(lán)黑等墨水，使得檔案盒的板式內(nèi)容由原來(lái)的單色可向多色的選擇。